Ist Excel als Zeiterfassung erlaubt? Ja – und hier sind die Haken

Stand: 2026-07-20

Diese Seite beantwortet eine der meistgestellten Fragen zur Zeiterfassungspflicht: Reicht eine Excel-Tabelle? Die kurze Antwort ist ja. Die längere Antwort erklärt, warum das Ja weniger beruhigend ist, als es klingt.

Rechtlich: Excel genügt

Für die heutige Pflicht aus dem BAG-Beschluss ist die Form ohnehin frei – Papier, Excel, App, alles zulässig. Und der Referentenentwurf definiert „elektronisch” bewusst weit: App, Browser, Terminal oder eben eine Tabellenkalkulation. Niemand muss für das neue Gesetz Software kaufen; das steht so auch in unserer FAQ. Wer Ihnen erzählt, Excel werde „verboten”, verkauft etwas.

Auch § 17 MiLoG (Minijobs, § 2a-Branchen) schreibt kein Medium vor. Die Tabelle muss nur das Richtige enthalten – Beginn, Ende, Dauer je Arbeitstag – und rechtzeitig gepflegt sein.

Praktisch: drei Sollbruchstellen

Die Taggleichheit. Der Entwurf verlangt die Erfassung noch am selben Tag, § 17 MiLoG spätestens am siebten Kalendertag. Excel lebt aber fast immer vom Nachtragen: Die Kolonne hat draußen kein Laptop dabei, also wird freitags oder am Monatsende rekonstruiert. Damit ist die Frist gerissen, bevor die erste Formel rechnet.

Die Beweiskraft. Eine Excel-Zelle lässt sich ändern, ohne dass man es sieht – von jedem, in beide Richtungen. Im Lohnprozess oder bei einer Zollprüfung ist eine nachträglich editierbare Tabelle ohne Änderungshistorie angreifbar. Kein Gesetz verbietet sie, aber ihr Wert als Beleg ist begrenzt, und Prüfer wissen das.

Die Verantwortung. Die Erfassung darf an Beschäftigte delegiert werden, kontrollieren muss der Betrieb. In der Praxis heißt Excel: zwanzig Dateiversionen, eine pro Person, manuell zusammenkopiert in die Lohnabrechnung – jeder Übertrag eine Fehlerquelle, die am Monatsende Ihre ist.

Wann Excel trotzdem die richtige Wahl ist

Kleiner Betrieb, alle am Schreibtisch, Disziplin beim täglichen Eintragen: Dann tut es die Tabelle, und Betriebe bis 10 Beschäftigte sind von der elektronischen Pflicht ohnehin dauerhaft ausgenommen – da wäre sogar Papier weiter erlaubt. Kritisch wird Excel dort, wo mobil gearbeitet wird. Für diesen Fall haben wir aufgeschrieben, was ohne Internet und GPS funktioniert; was der Umstieg kostet, zeigt der Vergleich.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Gesetzes-Tracker mit Entwurfs-Details · FAQ · Übergangsfristen.