Zeiterfassung im Außendienst und in der Logistik: Wer was erfassen muss

Stand: 2026-07-20

Diese Seite sortiert zwei Fälle, die im Alltag zusammengeworfen werden: das Speditions- und Logistikgewerbe, für das seit 2015 harte Aufzeichnungsregeln gelten, und den klassischen Außendienst (Vertrieb, Service, Monteure), für den „nur” die allgemeine Erfassungspflicht gilt. Der Unterschied entscheidet darüber, wer Ihre Aufzeichnungen prüft.

Spedition, Transport, Logistik: § 2a-Branche

Das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe steht in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Damit gilt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dokumentiert spätestens am siebten Kalendertag, zwei Jahre aufbewahrt. Es prüft der Zoll, unangekündigt, mit Bußgeldern bis 30.000 Euro. Lagerkräfte, Fahrer im Nahverkehr, Kurierdienste – alle dabei.

Für Fahrer größerer Fahrzeuge kommt das Fahrpersonalrecht dazu: Der Tachograf zeichnet Lenk- und Ruhezeiten auf. Er ersetzt die Arbeitszeiterfassung aber nicht, denn Ladezeiten, Wartezeiten und Lagerarbeit sind Arbeitszeit, keine Lenkzeit. Wer nur auf die Tachoscheibe zeigt, hat eine Lücke.

Vertriebs- und Service-Außendienst: BAG-Pflicht, Form frei

Reiner Außendienst ohne Transportgewerbe fällt nicht unter § 2a. Es bleibt die Pflicht aus dem BAG-Beschluss: Beginn, Ende und Dauer erfassen, Form frei, typischerweise an die Beschäftigten delegiert – wie im Homeoffice. Verantwortlich bleibt der Betrieb. Beschäftigt Ihr Vertrieb Minijobber, gilt für diese wieder § 17 MiLoG.

Was der Entwurf ändert

Elektronisch und taggleich, gestaffelt nach Betriebsgröße – die Details stehen unter Übergangsfristen, Ihren Fall rechnet der Fristen-Rechner aus. Für Logistikbetriebe ändert sich inhaltlich wenig: Die Aufzeichnungspflicht besteht, neu wäre die Form.

Woran es unterwegs wirklich scheitert

Mobile Teams erfassen nachträglich, und nachträglich heißt ungenau: Der Fahrer trägt die Woche am Freitag nach, der Servicetechniker schätzt die Fahrtzeit, und niemand weiß mehr, ob die Tour um 6:45 oder um 7:15 losging. Dazu kommt das Ortungs-Dilemma: Viele Apps lösen das mit GPS-Dauertracking, was Betriebsräte zu Recht blockieren.

Beides lässt sich ohne Überwachung lösen: eine Buchung im Moment des Arbeitsbeginns, am Fahrzeug oder am Lager, ohne Standortverlauf. Bei BriefQR hängt dafür ein QR-Code im Fahrzeug oder am Depot; gestempelt wird per Scan mit dem eigenen Handy, offline geht es auch, und die Stunden landen per Export in der Lohnabrechnung. Alternativen mit anderem Zuschnitt stehen im Vergleich.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Zoll: Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG · BAG-Beschluss und Gesetzesstand · FAQ.