Zeiterfassung in der Gastronomie: Was Gastgeber wissen müssen

Stand: 2026-07-18

Kaum eine Branche wird beim Thema Arbeitszeit so oft geprüft wie das Gastgewerbe, und kaum eine arbeitet unter Bedingungen, die weniger nach Stechuhr aussehen: Stoßzeiten, spontaner Schichttausch, Aushilfen, Saisonkräfte, Minijobs. Die Rechtslage ist trotzdem eindeutig, und sie ist älter als das neue Gesetz.

Die Rechtslage

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Damit gilt § 17 Mindestlohngesetz. Für Minijobber gilt er in jeder Branche sowieso:

• Beginn, Ende und Dauer jeder täglichen Arbeitszeit,
• dokumentiert spätestens am siebten Kalendertag danach,
• zwei Jahre aufbewahrt.

Dazu kommen die Sofortmeldepflicht bei Beschäftigungsbeginn und § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über acht Stunden hinaus war schon immer aufzuzeichnen. Der Zoll prüft im Gastgewerbe regelmäßig, meist unangekündigt am Abend, und gleicht die Stundenaufzeichnungen mit Dienstplänen, Kassendaten und dem ab, was er im Lokal sieht. Lücken kosten bis 30.000 Euro Bußgeld; unplausible Aufzeichnungen sind der klassische Einstieg in eine Mindestlohnprüfung.

Der Minijob-Punkt, den viele übersehen

Die Aufzeichnungspflicht für Minijobber hängt nicht an der Branche. Sie gilt überall, auch im Café mit drei Aushilfen. Und sie ist der Hebel, mit dem Prüfer rechnen: Stunden × Mindestlohn gegen die Geringfügigkeitsgrenze. Ohne saubere Stundenaufzeichnung lässt sich im Nachhinein nicht belegen, dass der Minijob einer war.

Was das neue Gesetz ändert

Für Gastronomen: hauptsächlich die Form. Die Pflicht besteht seit 2015; der Referentenentwurf verlangt künftig elektronisch und taggleich, nach Übergangsfristen, die kleinen Betrieben lange Zeit lassen, und mit dauerhafter Ausnahme unter 10 Beschäftigten. Die verbreitete Sorge „Jetzt brauche ich eine Stechuhr neben der Kaffeemaschine” geht am Entwurf vorbei: jede elektronische Form genügt.

Praktisch gelöst

Im Service funktioniert nur, was zwischen zwei Handgriffen passt. Mit BriefQR hängt ein QR-Code am Personaleingang oder an der Küchentür. Schichtbeginn: scannen, PIN, eingestempelt. Schichtende genauso. Keine Geräte anschaffen, keine geteilten Logins, keine Zettel im Ordner. Auch der spontane Einspringer ist in Sekunden angelegt, und die Stunden gehen pro Person (inklusive Minijob-Auswertung) per Export in die Lohnabrechnung.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Zoll: Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG · Übersicht Gesetzesstand.