Übergangsfristen: Wer muss ab wann elektronisch erfassen?

Stand: 2026-07-18

Die häufigste Frage zum neuen Gesetz ist die nach dem Wann, und sie hat zwei Antworten, die man auseinanderhalten muss. Erfassen müssen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten seit dem BAG-Beschluss von 2022: heute, in jeder Betriebsgröße, in jeder Form. Elektronisch erfassen müssen Sie erst nach den Fristen des Referentenentwurfs, und je nach Größe womöglich nie.

Die Fristen nach Betriebsgröße

Der Entwurf staffelt die elektronische Pflicht nach der Zahl der Beschäftigten. Im ersten Jahr nach Inkrafttreten darf ausnahmslos jeder Betrieb noch nicht-elektronisch erfassen; danach greift die Staffel:

Wichtig ist, was die Tabelle nicht sagt: Das Gesetz ist noch nicht beschlossen. Die Fristen laufen ab Inkrafttreten, einem Datum, das es noch nicht gibt. Ein Betrieb mit 30 Beschäftigten hat nach heutigem Entwurfsstand also realistisch bis in die 2030er-Jahre, bevor die elektronische Form für ihn Pflicht wird.

Die Kleinbetriebs-Ausnahme, ausgesprochen

Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen bleiben. Der handschriftliche Stundenzettel bleibt für sie legal, auch nach dem Gesetz. Wenn ein Anbieter einem 8-Personen-Betrieb erzählt, ab nächstem Jahr drohten Bußgelder, wenn er jetzt keine Software kauft, ist das schlicht falsch.

Die ehrlichen Gründe, trotzdem digital zu erfassen, sind praktischer Natur: Niemand muss Zettel entziffern, nachtragen oder abends in die Lohnabrechnung übertippen. Und im Streit (Überstundenklage, Zollprüfung, Kundenreklamation) ist ein sauberer elektronischer Nachweis mehr wert als ein Blatt Papier mit drei Handschriften.

Was zählt als „elektronisch”?

Weniger, als die Werbung suggeriert. Der Entwurf verlangt keine Terminals, keine bestimmte Software, keine Biometrie. Jede elektronische Form genügt: eine App, der Browser, ein Terminal, sogar eine Excel-Tabelle. Vorgeschrieben ist das Was (Beginn, Ende, Dauer), das Wann (noch am selben Tag) und das Wie lange (zwei Jahre Aufbewahrung).

Die eigentliche Hürde ist nicht juristisch, sondern praktisch: Excel erfüllt den Entwurf, aber wer trägt auf der Baustelle, im Objekt oder im Nachtdienst taggleich in eine Tabelle ein? Die Frage, an der Betriebe scheitern, ist nie „Ist unser System zulässig?”, sondern „Füllt es sich zuverlässig?“.

Wer gar nicht auf das Gesetz warten darf

Für die Branchen des § 2a Schwarzarbeitsgesetzes (Bau, Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe, Gastronomie und weitere) sowie für alle Minijobs gilt seit 2015 die Aufzeichnungspflicht aus § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer, spätestens nach sieben Tagen dokumentiert, zwei Jahre aufbewahrt. Kontrolliert wird vom Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), Verstöße können Bußgelder bis 30.000 Euro nach sich ziehen. Für diese Betriebe ist die Debatte um Übergangsfristen weitgehend gegenstandslos: ihre Pflicht ist ein Jahrzehnt alt.

Tarifverträge können abweichen

Der Entwurf enthält eine Tariföffnungsklausel: Tarifverträge können in bestimmten Grenzen eigene Regeln zur Form der Erfassung vereinbaren. Tarifgebundene Betriebe sollten das prüfen, bevor sie Prozesse umbauen.

Ausgenommen sind auch: die Chefs

Die Pflicht betrifft Beschäftigte. Geschäftsführerinnen, Geschäftsführer und echte leitende Angestellte müssen nach dem Entwurf nicht stempeln.

Was jetzt vernünftig ist

1. Lückenlos erfassen, in irgendeiner Form. Die Grundpflicht gilt seit 2022, in den § 2a-Branchen seit 2015 mit Formvorgaben.
2. Betriebsgröße und Branche gegen die Tabelle halten, bevor Sie Geld ausgeben. Unter zehn Beschäftigten kauft niemand wegen dieses Gesetzes.
3. Wenn digital, dann taggleich-tauglich: ein System, das Beginn, Ende und Dauer am selben Tag festhält und exportieren kann, erfüllt den Entwurf schon heute, egal, wann er kommt.

Quellen: Osborne Clarke zur HR-Praxis des Referentenentwurfs · IHK-Überblick zur bestehenden Pflicht · Zoll: Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG. Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung.