Zeiterfassung in der Pflege: Pflichten für Pflegedienste und Heime

Stand: 2026-07-20

Diese Seite erklärt, welche Zeiterfassungs-Pflichten in der Pflege gelten – für ambulante Dienste und stationäre Einrichtungen. Die Pflege hat dabei eine Besonderheit: Sie hat ihre eigene Aufzeichnungspflicht, unabhängig vom neuen Gesetz.

Was heute gilt

Drei Ebenen, der Reihe nach:

1. Pflegemindestlohn. Für Betriebe mit überwiegend pflegerischen Tätigkeiten gilt die Pflegearbeitsbedingungenverordnung. Mit ihr kommt eine Aufzeichnungspflicht wie aus § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens am siebten Kalendertag dokumentiert, zwei Jahre aufbewahrt. Kontrolliert wird vom Zoll, Verstöße kosten bis zu 30.000 Euro.
2. Minijobber – in der Pflege häufig für Hauswirtschaft und Betreuung im Einsatz – fallen ohnehin unter § 17 MiLoG.
3. Alle übrigen Beschäftigten erfasst die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022: erfassen ja, Form frei.

Praktisch heißt das: Ein Pflegedienst, der Arbeitszeiten nicht sauber dokumentiert, hat schon heute ein Problem, ganz ohne neues Gesetz.

Was der Entwurf ändert

Der Referentenentwurf würde die elektronische, taggleiche Form vorschreiben – mit der bekannten Staffel: kleine Dienste bis 10 Beschäftigte dauerhaft ausgenommen, 10 bis 49 Beschäftigte sechs Jahre nach Inkrafttreten, größere früher. Die Übergangsfristen im Detail; Ihren konkreten Fall beantwortet der Fristen-Rechner.

Die Tourenfalle der ambulanten Pflege

In der ambulanten Pflege ist die Arbeitszeit über den Tag verstreut: sieben Einsätze, dazwischen Fahrtzeiten, die mitzählen, am Ende ein Dienstplan, der mit der Wirklichkeit wenig zu tun hat. Genau da kippen Aufzeichnungen: Wer abends den ganzen Tag rekonstruiert, schreibt den Plan ab, nicht die geleistete Zeit. Bei einer Prüfung fällt das auf – und bei Lohnstreitigkeiten fehlt der Beleg für die Fahrtzeiten, die bezahlt werden müssten.

Ein zweites Pflege-Thema ist die Überwachung: GPS-Tracking der Mitarbeitenden über die Tour ist mit Betriebsrat und Datenschutz schwer zu vereinbaren und für die Pflicht auch gar nicht nötig. Erfasst werden muss die Zeit, nicht der Standortverlauf.

Wenn Sie die Erfassung digitalisieren wollen, achten Sie deshalb auf: Buchung am Einsatzort statt nachträglich, keine Dauerortung, und ein Export, den Ihre Lohnabrechnung versteht. Wir bauen mit BriefQR genau diese schmale Lösung – ein QR-Code je Objekt oder Tourenpunkt, gestempelt wird per Handy-Scan, ohne GPS-Profil. Ob eher eine Branchen-Komplettlösung passt, zeigt der neutrale Vergleich.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Zoll: Aufzeichnungspflichten (MiLoG/Branchen) · BMAS: Pflegemindestlohn · Übersicht Gesetzesstand.