Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Pflichten und Praxis
Stand: 2026-07-18
Reinigungsbetriebe haben das schwierigste Setup der ganzen Zeiterfassungsdebatte: viele Teilzeitkräfte und Minijobs, Arbeit verteilt über Dutzende Objekte, Schichten früh am Morgen und spät am Abend. Dazu eine Aufzeichnungspflicht, die seit 2015 gilt und streng kontrolliert wird.
Die Rechtslage: doppelt erfasst
Die Gebäudereinigung steht in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Damit gilt § 17 Mindestlohngesetz für alle gewerblich Beschäftigten der Branche. Für Minijobber gilt er ohnehin, in jeder Branche:
- Beginn, Ende und Dauer jeder täglichen Arbeitszeit,
- dokumentiert spätestens am siebten Kalendertag danach,
- zwei Jahre aufbewahrt.
Dazu kommt die Sofortmeldepflicht bei Beschäftigungsbeginn. Der Zoll (FKS) prüft auch in Objekten, und bei Reinigungsbetrieben schaut er wegen der Minijob-Quote besonders genau auf die Stundenaufzeichnungen, denn sie sind das Instrument, mit dem Mindestlohnverstöße auffliegen. Bußgelder für Aufzeichnungsverstöße reichen bis 30.000 Euro.
Das Objekt-Problem
Die Besonderheit der Branche: Gearbeitet wird beim Kunden. Ein Terminal im eigenen Betrieb nützt nichts, wenn die Reinigungskraft um 5:30 Uhr das Bürogebäude eines Kunden aufschließt. Ein Terminal im Kundenobjekt scheitert an Kosten und am Hausrecht. Und Zettel, die wochenweise eingesammelt werden, verfehlen die 7-Tage-Frist strukturell.
Deshalb läuft es in der Praxis auf zwei Muster hinaus: Entweder die Beschäftigten buchen mit dem eigenen Telefon, oder es hängt etwas im Objekt, das gescannt wird. Ein QR-Code an der Pforte, im Putzraum, am Schwarzen Brett: scannen, PIN, eingestempelt. Objektgenau, taggleich, ohne Hardware beim Kunden.
Was das neue Gesetz ändert
Für Reinigungsbetriebe wenig Neues: Die Aufzeichnungspflicht besteht seit einem Jahrzehnt. Der Referentenentwurf verlangt künftig die elektronische, taggleiche Form, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und dauerhafter Ausnahme für Betriebe bis 10 Beschäftigte. Ehrlich gesagt: Wer heute MiLoG-fest dokumentiert, hat vom neuen Gesetz nichts zu befürchten; wer heute Zettel sammelt, hat schon jetzt ein Problem, kein zukünftiges.
Praktisch gelöst
BriefQR ist für genau dieses Szenario gebaut: ein ausgedruckter QR-Code pro Objekt, die Beschäftigten scannen mit dem eigenen Telefon und geben eine PIN ein. Keine App-Installation, kein Konto, kein geteiltes Login. Jede Buchung ist einer Person und einem Objekt zugeordnet, funktioniert auch im Keller ohne Empfang, und die Stunden lassen sich pro Kunde und Objekt exportieren, für Lohnabrechnung und Nachkalkulation.
Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Zoll: Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG · Übersicht Gesetzesstand.