Zeiterfassung per App: Worauf es ankommt (und wann GPS ein Fehler ist)

Stand: 2026-07-20

Diese Seite behandelt das Stempeln per App: was rechtlich gilt, welche Typen es gibt und welche zwei Streitpunkte Sie vor der Einführung geklärt haben sollten. Rechtlich ist die Sache einfach – eine App erfüllt die kommende elektronische Pflicht ohne Weiteres. Die Probleme sind praktischer Natur.

Streitpunkt 1: das eigene Handy

Die meisten Apps laufen auf den Privatgeräten der Beschäftigten (BYOD). Das spart Hardware, wirft aber Fragen auf, die Sie vorab beantworten sollten: Darf der Betrieb verlangen, dass eine private App installiert wird? (Strittig; ohne Regelung im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung eher nein.) Was ist mit Beschäftigten ohne Smartphone oder ohne Lust darauf? Ein sauberer Weg: die App als Angebot, ein Alternativweg (Browser, Terminal, Zettel) für den Rest. Progressive-Web-Apps entschärfen das zusätzlich, weil nichts aus einem App-Store installiert werden muss – den Weg geht auch BriefQR.

Streitpunkt 2: GPS

Viele Apps beantworten die Frage „war die Person wirklich vor Ort?” mit Ortung: Geofencing, Standort bei jeder Buchung, manchmal Tracking über den ganzen Arbeitstag. Damit holen Sie sich zwei Probleme ins Haus. Der Betriebsrat hat bei technischer Überwachung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), und die DSGVO verlangt für Standortdaten eine Rechtfertigung, die über „wäre praktisch” hinausgeht. Die Pflicht selbst verlangt keinerlei Ortung – erfasst werden Beginn, Ende und Dauer, nicht der Aufenthaltsort.

Es geht auch ohne: Ein Scan an einem Code, der am Einsatzort hängt, belegt die Anwesenheit in diesem Moment, ohne Bewegungsprofil. Ortsbeleg statt Ortung.

Die App-Typen im Überblick

Drei Familien, mit fließenden Grenzen: Projekt-Apps (clockodo und Verwandte) richten sich an Dienstleister, die Zeiten auf Kunden und Projekte buchen. Schichtplan-Apps (Papershift und Verwandte) planen Dienste und erfassen nebenbei. Anwesenheits-Apps erfassen Kommen und Gehen für die Lohnabrechnung – das ist die Kategorie für Bau, Reinigung, Pflege und Schichtbetrieb, und die, in der BriefQR spielt. Welche Familie zu Ihnen passt, klärt der System-Finder in vier Fragen; die Preise stehen im Vergleich.

Und ohne Empfang?

Baustellenkeller, Tiefgarage, Funkloch auf dem Land: Eine App, die bei jeder Buchung einen Server braucht, fällt genau dort aus, wo mobil gearbeitet wird. Was dagegen hilft, steht auf der eigenen Seite Zeiterfassung ohne Internet.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Gesetzes-Tracker · FAQ zur Mitbestimmung · Anbieter-Vergleich.