Zeiterfassung im Einzelhandel: Minijobs, Schichten, Filialen

Stand: 2026-07-20

Diese Seite erklärt die Lage für den Einzelhandel: vom Kiosk bis zur Filialkette. Der Handel steht nicht in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – die scharfe Aufzeichnungspflicht kommt hier trotzdem oft durch die Hintertür, und die heißt Minijob.

Was heute gilt

Grundlage ist wie überall der BAG-Beschluss vom 13.09.2022: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden, die Form ist frei.

Der Handel ist aber Minijob-Land: Aushilfen für Samstage, Inventur, Weihnachtsgeschäft. Für jeden Minijobber gilt § 17 MiLoG – Aufzeichnung spätestens am siebten Kalendertag, zwei Jahre Aufbewahrung, Zollkontrolle, Bußgelder bis 30.000 Euro. Ein Betrieb, der seine festen Kräfte lax erfasst, aber Minijobber beschäftigt, hat die Prüfpflicht also längst im Haus. Wie der Zettel aussehen muss, steht unter Minijob-Stundenzettel; eine kostenlose Vorlage gibt es auch.

Häufiger Streitpunkt im Handel: Zählt das Auffüllen vor Ladenöffnung, das Abrechnen der Kasse nach Ladenschluss? Ja – Arbeitszeit beginnt mit der Arbeitsaufnahme, nicht mit dem Aufschließen der Tür. Ohne Erfassung sind genau diese Randzeiten später nicht belegbar, in beide Richtungen.

Was der Entwurf ändert

Die elektronische, taggleiche Erfassung käme gestaffelt: Ein Laden mit bis zu 10 Beschäftigten bleibt dauerhaft ausgenommen, eine Kette mit 300 Leuten wäre ein Jahr nach Inkrafttreten dran. Die Staffel steht unter Übergangsfristen, Ihr Fall im Fristen-Rechner. Beachten Sie bei Ketten: Gezählt wird nach Betrieb – wie Filialstrukturen genau behandelt werden, gehört zu den Punkten, die im Gesetzgebungsverfahren noch präzisiert werden dürften. Auch dafür gibt es das Gesetzes-Update per Mail.

Schichten, Filialen und die Praxis

Zeiterfassung im Handel scheitert selten an der Technik im Stammhaus und oft an der Fläche: drei Filialen, wechselnde Aushilfen, ein Tablet an der Kasse, das die Samstagskraft noch nie bedient hat. Schichtplan und tatsächliche Zeit driften auseinander, korrigiert wird am Monatsende aus der Erinnerung.

Robust ist, was ohne Einweisung funktioniert: ein QR-Code im Personalraum jeder Filiale, die Aushilfe scannt mit dem eigenen Handy, PIN, fertig – so machen wir es mit BriefQR, inklusive Export in die Lohnabrechnung und Staffelpreis für Ketten. Wer eher Schichtplanung mit angehängter Zeiterfassung sucht, findet die passenderen Anbieter im Vergleich.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Zoll: Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG · Übersicht Gesetzesstand · FAQ.