Digitale Stempeluhr: Was zählt als „elektronisch" – und was kostet es wirklich?

Stand: 2026-07-20

Diese Seite erklärt, was eine „digitale Stempeluhr” im Sinne des kommenden Gesetzes ist, welche Bauformen es gibt und woran man die Kostenfallen erkennt. Vorweg: Der Referentenentwurf schreibt keine bestimmte Technik vor. „Elektronisch” erfüllt ein Hardware-Terminal genauso wie eine App oder eine Tabelle – verlangt sind taggleiche Erfassung von Beginn, Ende und Dauer und zwei Jahre Aufbewahrung.

Die vier Bauformen

Hardware-Terminal an der Wand. Der Klassiker: Chip oder Karte ans Lesegerät. Zuverlässig an einem festen Standort, teuer in der Fläche – ein Gerät pro Standort, plus Installation, plus Ausfallrisiko. Für Betriebe mit einem Eingang und hundert Leuten oft die richtige Wahl.

Tablet als Terminal. Ein Tablet im Personalraum, die Beschäftigten tippen PIN oder scannen ihren Ausweis. Günstiger als Spezialhardware, aber es bleibt ein Firmengerät, das jemand aufstellen, laden und ersetzen muss – je Standort eines.

App auf dem eigenen Handy. Flexibel und ohne Hardware, aber mit zwei bekannten Reibungspunkten: Manche Anbieter koppeln die Buchung an GPS-Ortung (Betriebsrats- und Datenschutzthema, siehe Zeiterfassung-App), und reine App-Buchungen sind schwer einem Ort zuzuordnen.

QR-Code am Einsatzort. Die Umkehrung des Terminals: Statt eines Geräts pro Standort hängt dort nur ein Code; das Gerät bringen die Beschäftigten mit. Gut für verteilte Standorte, Baustellen und Objekte – deshalb ist das der Ansatz von BriefQR, mit rotierendem Code gegen Screenshot-Tricks und ohne Biometrie.

Woran Sie die Kosten wirklich vergleichen

Der Per-Kopf-Preis ist nur die halbe Rechnung. Achten Sie auf drei Posten, die in Preistabellen gern kleingedruckt sind: Grundgebühren (bei manchen Anbietern 39 bis 149 Euro pro Monat, bevor die erste Person gestempelt hat), Hardware je Standort und Modul-Aufpreise, wenn Urlaubsverwaltung oder Export extra kosten. Die nachprüfbaren Zahlen für sieben Anbieter stehen im Vergleich.

Brauchen Sie überhaupt eine?

Ehrliche Antwort: nicht unbedingt heute. Betriebe bis 10 Beschäftigte sind von der elektronischen Pflicht dauerhaft ausgenommen, alle anderen haben nach Inkrafttreten Jahre Zeit – Ihren Fall zeigt der Fristen-Rechner. Was heute schon gilt, ist die formfreie Erfassungspflicht; die erfüllt auch ein Papier-Stundenzettel. Eine digitale Stempeluhr kauft man sinnvollerweise gegen ein Alltagsproblem – Zettelwirtschaft, Nachtragen, Lohnstreit –, nicht gegen ein Gesetz, das noch im Entwurf steckt.

Redaktionelle Information, keine Rechtsberatung. Quellen: Gesetzes-Tracker · Übergangsfristen · Anbieter-Vergleich mit Quellen.