Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Stand: 2026-07-18

Kurze, ehrliche Antworten – mit dem jeweils relevanten Stand aus dem Gesetzes-Tracker. Keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Muss ich Arbeitszeiten schon heute erfassen?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, in jeder Betriebsgröße. Nur die Form ist bislang frei; ein Papier-Stundenzettel erfüllt die Pflicht formal genauso wie eine App.

Reicht eine Excel-Tabelle als elektronische Zeiterfassung?

Nach dem Referentenentwurf: ja. Jede elektronische Form genügt: App, Browser, Terminal oder Tabelle. Verlangt wird, dass Beginn, Ende und Dauer noch am selben Tag festgehalten und zwei Jahre aufbewahrt werden. Praktisch scheitert Excel oft genau an der taggleichen Eintragung durch Beschäftigte, die nicht am Schreibtisch arbeiten.

Gilt die Pflicht auch für Minijobber?

Ja, und zwar strenger. Für Minijobs gilt seit 2015 die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz in jeder Branche: Beginn, Ende und Dauer, dokumentiert spätestens am siebten Kalendertag, zwei Jahre aufbewahrt.

Ab wann muss mein Betrieb elektronisch erfassen?

Nach dem Entwurf gestaffelt nach Größe: Betriebe ab 250 Beschäftigten ein Jahr nach Inkrafttreten, 50–249 Beschäftigte zwei weitere Jahre später, 10–49 Beschäftigte fünf weitere Jahre später. Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten bleiben dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen. Das Gesetz ist noch nicht beschlossen; die Fristen laufen erst ab Inkrafttreten.

Alle Übergangsfristen im Detail

Bleibt der Papier-Stundenzettel erlaubt?

Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten: dauerhaft ja. Für größere Betriebe: bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Übergangsfrist. In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes ist Papier zwar zulässig, muss aber die 7-Tage-Frist und zwei Jahre Aufbewahrung einhalten, und es hält Zollprüfungen erfahrungsgemäß am schlechtesten stand.

Müssen Geschäftsführer und leitende Angestellte stempeln?

Nein. Die Pflicht betrifft Beschäftigte; Geschäftsführung und echte leitende Angestellte sind nach dem Entwurf ausgenommen.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle von Lage und Verteilung der Arbeitszeit verzichtet, nicht auf deren Erfassung. Beginn, Ende und Dauer müssen trotzdem dokumentiert werden; die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden.

Welche Bußgelder drohen heute schon?

In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und bei Minijobs kann der Zoll Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht mit Bußgeldern bis 30.000 Euro ahnden, schon heute. Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es bislang keinen eigenen Bußgeldtatbestand; der Entwurf sieht ihn für die Zukunft vor. Vor Gericht steht ein Betrieb ohne Aufzeichnungen aber schon heute strukturell schlechter da.

Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?

Ja. Die Erfassungspflicht hängt am Beschäftigungsverhältnis, nicht am Arbeitsort. Im Homeoffice wird die Erfassung typischerweise an die Beschäftigten delegiert; der Arbeitgeber bleibt verantwortlich.

Hat der Betriebsrat mitzureden?

Ja. Bei der Einführung und Ausgestaltung elektronischer Zeiterfassungssysteme besteht ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob überhaupt erfasst wird, ist dagegen keine Frage der Mitbestimmung mehr: das ist Pflicht.